C’est un des éléments déterminants à la bonne gestion d’entreprise.
La plupart des chefs d’entreprise sont débordés à longueur de temps. Ils/elles courent et jonglent entre les coups de téléphone, les rendez-vous, la gestion des équipes, les problèmes de qualité…. Sans compter les clients qui ne supportent pas d’attendre, le banquier inquiet, etc, etc
Lorsque l’on veut se sortir de ce cycle infernal, on sort « l’arme magique » :
La fameuse « to do list » ; sur un post-it ou griffonnée sur un cahier, voire sur son téléphone.
Si vous y avez déjà eu recours, vous remarquerez qu’à un moment, ces listes finissent pour vous dépasser car on rajoute toujours une tâche supplémentaire.
Même s’il faut saluer l’effort, cette méthode ne fonctionne pas car il n’y a aucune réflexion, aucune priorisation.
Cela devient un réflexe de noter des chose pour se « décharger » la tête mais en aucun cas cela permet de se dégager du temps supplémentaire.
Dans cet empilage de tâches sans fin, les chefs d’entreprises sont dans l’incapacité de se poser pour réfléchir à l’avenir de leur activité, identifier les points à améliorer, adapter leur outil de production aux nouveaux enjeux.
Sans cette réflexion indispensable on observe de plus en plus d’entreprises en difficultés.
Au cabinet, nous avons adopté une méthode différente pour gérer notre temps et aider nos clients à faire de même.
Nous utilisons la matrice d’Eisenhower, aussi appelée matrice urgent/important.
Elle permet de classer les tâches selon leur urgence et leur importance, afin de mieux organiser son travail et ainsi prendre des décisions plus efficaces.
- Urgent et important (Faire)
- Crises
- Problèmes pressants
- Échéances imminentes
🔧 Exemples : un appel client important, une panne critique, une traite impayée
✅ Action : À faire immédiatement.
- Important mais pas urgent (Planifier)
- Prévention, planification
- Organisation des chantiers
- Projets à long terme
🔧 Exemples : réflexion commerciale, suivi des fournisseurs, entretien avec les salariés.
✅ Action : À planifier dans votre agenda.
- Urgent mais pas important (Déléguer)
- Interruptions
- Appels téléphoniques non essentiels
- Demandes des autres
🔧 Exemples : un collègue qui demande une aide mineure, certains emails, organiser un déplacement.
✅ Action : Déléguer ou limiter.
- Ni urgent ni important (Éliminer)
- Distractions
- Pertes de temps
- Activités sans valeur ajoutée
🔧 Exemples : naviguer sur les réseaux sociaux, regarder des vidéos sans but.
✅ Action : Éviter ou éliminer.
✅ Avantages de la matrice
- Aide à se concentrer sur ce qui compte vraiment (quadrant 2)
- Réduit le stress en anticipant les urgences
- Améliore la productivité
- Encourage la délégation efficace
Nous vous suggérons d’utiliser cet outil au plus vite, et de remplacer vos listes de post-it par cette matrice : les résultats seront immédiats !
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